Автоматизация создания отчета заместителя директора по УВР

Одной из основных задач заместителя директора по УВР является анализ работы педагогов и на основании проведенного анализа принятие управленческих решений. Этот процесс можно разбить на несколько этапов:

  1. Сбор данных.
  2. Анализ полученных данных.
  3. Создание справки \ отчета.
  4. Принятие управленческих решений на основании выводов из проведенного анализа.

Выражается это в виде создания справок и отчётов, основанных на данных полученных в ходе проверок, которые запланированы в плане работы заместителя.


В предыдущей статье мы рассуждали о том, что же такое Цифровая образовательная среда образовательного учреждения. Рассмотрим пример организации работы заместителя директора по УВР в среде построенной на базе сервисов Google Suite for Education.

Исходя из предложенного инструментария нам понадобятся два инструмента:

  • Google Таблицы для сбора и анализа данных.
  • Google Документы для оформления отчета.

И необходимо определиться со способом доставки  инструмента сбора информации до подчиненных. В нашем случае это может быть либо корпоративная электронная почта, либо Google Chat:

Доставка формы сбора информации

1. Сбор данных

Для сбора данных создадим Google Таблицу на Google Диске, в нашем примере мы будет создавать справку по результатам проведения промежуточных контрольных работ. Так как для заместителя директора по УВР очень важно отслеживать динамику прохождения контрольных процедур обучающихся и фиксирования контрольных точек:

Таблица аналитических данных

(Пример итоговой таблицы)

Для того, чтобы получить данные, необходимо разработать соответствующую  таблицу в указанные ячейки которой подчиненные (в нашем случае это педагогический состав) будут вносить требуемые данные. Наша таблица будет состоять из вкладки «Итоговая таблица» и вкладок с таблицами для заполнения для каждого педагога:

Форма для заполнения данных педагогами

(Пример таблицы, предназначенной для сбора информации)

Доступ к каждой вкладке, желательно, заблокировать для всех, кроме того, кто должен будет заполнять. Это делается с целью проблем со случайным заполнением не своей таблицы (педагоги  — люди рассеянные acute ).


Каждая таблица типовая, и создав ее один раз, можно копировать ее на каждую вкладку. Важным элементом в такой таблице является автоматизация вычислений. В нашем случае это колонки «Процент качества» и «Процент успеваемости». Так как мы используем Google Таблицы — то в указанных столбцах у нас будет происходить вычисление по заданной формуле. Т.е. педагоги вносят данные, а вычисления производятся автоматически. После того как все сотрудники заполнили необходимые ячейки, переходим к этапу анализа полученных данных.

2. Анализ полученных данных

Этот процесс мы также автоматизируем. Для этого организуем перенос данных из ячеек «Процент качества» и «Процент успеваемости». Данные в них формируются автоматически, на основании произведения расчетов данных, внесенных сотрудниками на назначенных им вкладках. Для этого укажем в ячейках итоговой таблицы:

=Лист1!A1
=’Название вкладки’!Адрес ячейки

В случае анализа результатов контрольных работы, также, важен процесс накопления данных по каждому мероприятию, для того чтобы четко проследить динамику. Поэтому на кладке «Итоговая таблица» колонки будут прибавляться с увеличением числа контрольных работ:

Таблица аналитических данных

Разработав такую таблицу мы получаем все расчеты автоматически, существенно сократив трату времени на сбор данных. Все необходимые цифры теперь у нас перед глазами yess

3. Создание справки \ отчета

Однако, как результат проделанной работы, мы должны предоставить справку по каждому периоду. Для этого на Google Диске создаем Google Документ, в котором укажем все данные, для справки:

Готовим шаблон для справки

(Готовим шаблон для справки)

Выделяем диапазон ячеек для импорта из разработанной нами таблицы на вкладке «Итоговая таблица», помещаем в буфер обмена:

Копируем данные в буфер обмена

(Копируем в буфер обмена выделенный диапазон ячеек)

и вставляем в подготовленный документ:

Создаем связь с таблицей

(Устанавливаем связь с таблицей)

В появившемся диалоговом окне выбираем пункт «Связать с таблицей» — это позволит в нашем отчет динамически вносить изменения, которые будут появляться в нашей таблице. Для этого нужно будет нажимать кнопку «ОБНОВИТЬ», которая будет появляться над таблицей, как только данные в ней будут изменены:

Обновление данных в таблице

(Обновление данных в таблице)

Такой поход к организации создания справки \ отчета позволит подготовить документ заранее и дождаться внесения данных в таблицы.


Однако наш отчет будет неполным и не совсем наглядным, если мы не будем использовать такой инструмент как графики! Для этого выделяем нужные столбцы с данными и используя пункт меню «Вставка» — «Диаграмма» строим диаграммы по полученным данным:

Пример диаграммы

(Пример диаграммы, построенной на основании полученных данных)

Процесс вставки в справку \ отчет аналогичен вставке данных из таблицы. Причем их также можно создать заранее и обновлять диаграмму, по мере поступления данных.

Таким образом мы получаем очень наглядный отчет с табличными данными и графиками, на основании которых заместитель директора по УВР может сделать соответствующие выводы и внести их в справку \ отчет в раздел «Выводы«:

Пример раздела Выводы

(Пример раздела «Выводы»)

А на основании выводов дать рекомендации.

После всей проделанной работы осталось только распечатать отчет, пригласить коллег с ним ознакомиться и дальше, следовать регламенту работы с отчетами, принятым в вашем образовательном учреждении.

Однако это еще не все shock. Мы же не делаем отчет ради отчета?

4. Принятие управленческих решений на основании выводов из проведенного анализа

После того как отчет сформирован и заместитель директора по УВР сделал анализ и выводы, наступает период принятия управленческих решений. На этом этапе необходимо задействовать управленческий инструментарий. А именно,  обратить особое внимание на проблемные ситуации, которые были выявлены в ходе анализа и принять меры по их устранению. rtfm


Источники:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Подтвердите, что Вы не бот — выберите человечка с поднятой рукой:

Мы в соцсетях